Sähköpostien kirjoittaminen tekoälyllä: automaatio kirjoittaa luonnokset, ihminen tarkistaa ja lähettää

Luonnokset valmistuvat, kun en ole koneella

Kun avaan koneen aamulla tai palaan lounastauolta, AI-automaatio on jo käynyt saapuneet viestit läpi. Uutiskirjeet, ilmoitukset ja myyntiviestit ovat siirtyneet alikansioihin, jotka käyn läpi, kun ehdin. Saapuneet-kansiossa on vain se, mihin pitää reagoida, ja jokaiseen vastausta vaativaan viestiin odottaa valmis luonnos.

Päivä alkaa aamukoosteesta. Se kertoo, mitä saapui, mitä luonnoksia tehtiin ja mistä kannattaa aloittaa. Kiireelliset viestit ja reklamaatiot ovat kärjessä.

Sen jälkeen luen luonnokset ja lähetän ne. Lukeminen vie sekunteja, kirjoittaminen veisi minuutteja. Näen silti jokaisen viestin, joka lähtee nimissäni.

Automaatio kirjaa myös sovitut asiat ja seuraavan askeleen päivämäärineen asiakkuusjärjestelmään. Ennen uutta luonnosta se lukee ne. Tämä tapa on tarkempi kuin oma muistini koskaan oli.

Miksi automaatio osaa kirjoittaa minua paremmin?

AI-automaatioiden kirjoittama teksti on parempaa, puhtaampaa ja myyvempää kuin omani. Syitä on kolme.

Ensimmäinen syy on kattavat taustatiedot. Automaatio lukee ennen jokaista luonnosta viestiketjun, asiakkaan historian ja yritykseni tiedot. Se tuntee edellisen tarjouksen, muistiot ja aiemmat viestit sekä palveluni läpikotaisin. Minä en voi muistaa kaikkea. Automaatio tarkistaa jokaisen yksityiskohdan.

Moni kirjoittaa jo sähköposteja chat-avustajalla. Chat-avustaja ei kuitenkaan tunne asiakasta, viestiketjua eikä yritystä, joten taustatiedot pitää kertoa sille joka kerta erikseen. Siinä on ero sähköpostiautomaatioon: automaatio lukee taustatiedot itse.

Toinen syy on kielenhuolto. Automaatio poistaa tekstistä tekoälyn tunnusmerkit: passiivin, superlatiivit, täytesanat ja englannin kielelle tyypilliset lauserakenteet. Se tarkistaa myös kieliopin. Vastaanottaja saa informatiivisen viestin, joka kuulostaa minulta ja on puhdasta suomen kieltä.

Kolmas syy on oppiminen. Jos muokkaan luonnosta ennen lähetystä, automaatio oppii siitä seuraavaa samanlaista tilannetta varten. Luonnokset siis paranevat käytössä.

Miten automaatio kirjoittaa teidän äänellänne?

AI-automaatio tarvitsee kaksi asiaa, jotta luonnos kuulostaa teiltä: yrityksenne tietopohjan ja kirjoitustyylinne. Teillä se toimii samalla tavalla kuin minulla.

Pohjana on AI-Perusta, yrityksenne tietopohja. Siinä ovat palvelunne, asiakkaanne, toimintatapanne ja viestintätyylinne. Automaatio käyttää luonnoksissa vain tietopohjan ja viestiketjun faktoja. Jos tieto puuttuu, se jättää luonnokseen selkeän täyttökohdan ja huomauttaa siitä. Se ei keksi hintoja eikä lupauksia.

Käyttöönotossa automaatio oppii kirjoitustyylinne lähettämistänne viesteistä. Se poimii niistä tunnuspiirteenne, esimerkiksi tavan tervehtiä, sävyn ja lauseiden pituuden, ja te vahvistatte havainnot. Jokaisella käyttäjällä on oma tyylinsä, eikä automaatio käytä kenenkään tyyliä toisen luonnoksiin.

Hyvä luonnos on selkeä ja informatiivinen. Se vastaa siihen, mitä kysyttiin, ja kertoo lopuksi seuraavan askeleen. Tapaamispyyntöön se ehdottaa aikoja kalenteristanne.

Kuvitteellinen esimerkki vastausluonnoksesta. Klikkaamalla näet koko aamukoosteen.

Yhtä tärkeää on se, mitä automaatio jättää kirjoittamatta. Reklamaatioon se kirjoittaa vain neutraalin ensivastauksen: kiitos yhteydenotosta, pahoittelu ja lupaus selvittää asia. Se ei ota kantaa syyllisyyteen eikä lupaa hyvityksiä. Jos lähettäjä vihjaa oikeustoimiin tai julkisuuteen, automaatio ei kirjoita luonnosta lainkaan.

Pitääkö vastaanottajalle kertoa, että tekoäly kirjoitti viestin?

Ei välttämättä. Päätätte sen itse. Oletuksena luonnoksissa ei ole mainintaa tekoälystä, koska viesti on teidän: se lähtee nimissänne, ja te tarkistatte sen. Halutessanne viestin loppuun tulee lyhyt maininta. Minun viesteissäni lukee, että ne on tuotettu automaatioilla. Minulle se on samalla markkinointia.

Viesti lähtee myös teidän omalta tililtänne. Tekoälylle voi perustaa erillisen sähköpostitunnuksen, mutta useimmat käyttävät omaa tiliään. AI-automaatio käsittelee jokaisen käyttäjän postia hänen omilla tunnuksillaan, eikä kenenkään posti kulje toisen tunnusten kautta. Asiakassuhde on ihmisen, joten viestinkin kannattaa tulla ihmiseltä.

Miten saapuneet viestit lajitellaan?

ViestiLuotsi käy postinne läpi arkiaamuisin koneen avautuessa. Uutiskirjeet, ilmoitukset ja myyntiviestit siirtyvät alikansioihin, ja saapuneet-kansioon jää vain se, mihin pitää reagoida. ViestiLuotsi toimii sekä Outlookissa että Gmailissa.

Käyttöönotossa sovimme yhdessä, mitkä viestit jäävät saapuneet-kansioon, mitkä siirtyvät alikansioihin ja mihin automaatio ei koske. Samalla tarkistamme sähköpostinne nykyiset lajittelusäännöt. Kokemukseni mukaan yllättävän moni ei ole tehnyt niitä lainkaan. Kun säännöt ovat kunnossa, tekoälyä ja sen kapasiteettia ei kuluteta turhaan lajitteluun.

Huijaukselta näyttävään viestiin automaatio ei kirjoita luonnosta eikä avaa sen linkkejä tai liitteitä. Henkilökohtaiset viestit, työsuhdeasiat, riita- ja lakiasiat sekä viranomais- ja pankkiviestit automaatio jättää kokonaan rauhaan.

Lajittelu paranee käytössä. Jos siirrätte viestin toiseen kansioon, automaatio oppii siitä. Kun sama lähettäjä päätyy kolmesti samaan kansioon, aamukooste ehdottaa pysyvää sääntöä. Kun hyväksytte säännön, saman lähettäjän viestit menevät jatkossa suoraan oikeaan kansioon.

Kuoleeko sähköposti, kun automaatiot vastaavat toisilleen?

Ei ainakaan yritysten välillä. Siellä sähköposti on yhä pääkanava, vaikka suurinta osaa sen kuolema ei varmaan haittaisi. AI-automaatio ei vastaa selviin myyntiviesteihin eikä uutiskirjeisiin. Luonnos syntyy ihmisen kirjoittamaan viestiin, johon pitää reagoida, ja senkin lähettää ihminen.

Mitä asiakkaat sanovat

"Puolessa päivässä saimme ensimmäiset AI-automaatiot ohjatusti käyttöön. Näimme välittömästi niiden tehon, sillä ne tuntevat yrityksemme palvelut ja taustat läpikotaisin. Heti samana päivänä kollegani lähetti yli 200 personoitua myyntisähköpostia uusille asiakkaille. Ja niistä tuli kauppaa!"

"Tekoäly kirjoittaa meidän äänellämme, suomen kieli sekä juridiikka tarkistetaan jokaisesta luonnoksesta, ja teksti käydään aina läpi ennen kuin se lähtee asiakkaalle."

Molempien tarinat ovat kokonaisuudessaan referenssisivulla.

Miten sähköpostien kirjoittaminen tekoälyllä aloitetaan?

Aloitatte AI-Perustasta, koska ilman tietopohjaa luonnokset jäävät geneerisiksi. Sen päälle tulee ViestiLuotsi. Ensimmäisen läpikäynnin teemme käyttöönotossa yhdessä, ja sen jälkeen automaatio käy postinne läpi joka arkiaamu. Se ei poista yhtään viestiä eikä lähetä mitään ilman teitä.

Kun haluatte automaation kirjoittavan myös viestit, joissa te teette aloitteen, mukaan tulee LiidiLinja. Se tunnistaa kohderyhmän yritykset ja päättäjät ja kirjoittaa heille räätälöidyt yhteydenotot ja seurantaviestit luonnoksiksi. Jos AsiakkuusMuisti on käytössä, asiakkaiden viestit kirjautuvat asiakkuusjärjestelmän jatkuvaan yhteenvetoon, ja automaatio lukee sen ennen seuraavaa luonnosta.

Jos tekoälyn käyttöönotto on teillä vasta edessä, lukekaa ensin, miksi se alkaa mittaamisesta. Jos haluatte tietää, paljonko sähköposti vie teillä aikaa, laskekaa se AI-Säästötestillä omilla luvuillanne.

Automaatio kirjoittaa viestin. Ihminen päättää, lähteekö se.