ViestiLuotsi
Aamukooste kertoo joka arkiaamu, mistä kannattaa aloittaa. Tärkeät viestit on eroteltu turhista puolestanne: saapuneet-kansiossa on vain se, mihin pitää reagoida, ja muut on siirretty alikansioihin sisällön mukaan. Vastausta vaativiin odottaa valmis luonnos teidän äänellänne.
Investoinnin tuotto
Automaatio maksaa itsensä takaisin 1,5 kuukaudessa
AI-Säästöraportti kokoaa säästöt viikoittain sähköpostiin. Sisältyy AI-Perustaan.
Ongelma
Sähköposti tulvii ja tärkeät viestit hukkuvat massaan
Aamu alkaa saapuneet-kansion penkomisella: uutiskirjeitä, myyntiviestejä, kuitteja ja ilmoituksia, ja niiden seassa kolme viestiä, joihin pitäisi oikeasti vastata. Ennen kuin ne on löydetty ja vastaukset kirjoitettu, tunti on kulunut. Sama toistuu joka päivä, jokaisella tiimin jäsenellä.
Kiireessä tärkeä viesti jää huomaamatta, vastaus myöhästyy, ja asiakas ehtii ihmetellä hiljaisuutta. Eikä mikään kerro, mistä kannattaisi aloittaa.
Ratkaisu
Saapuneet-kansiossa on aamulla vain se, mihin pitää reagoida
ViestiLuotsi käy postilaatikkonne läpi arkiaamuisin koneen avautuessa. Viestit lajitellaan yhdessä sovittujen periaatteiden mukaan: uutiskirjeet, ilmoitukset ja myyntiviestit siirtyvät alikansioihin, ja saapuneet-kansioon jää vain se, mihin pitää reagoida. Aamukooste nostaa reklamaatiot ja kiireellisimmät kärkeen – aamu alkaa tärkeimmästä, ei selaamisesta.
Vastausta vaativiin viesteihin odottaa valmis luonnos teidän äänellänne. Tarkistatte, muokkaatte tarvittaessa ja lähetätte. Mikään ei lähde automaattisesti.
Tiivistetty esimerkki valmiista aamukoosteesta
Esimerkki on kuvitteellinen. Koosteenne rakentuu omista viesteistänne ja sovituista lajitteluperiaatteista. Kuvaa klikkaamalla näet sen isompana.
Hallinta
Automaatio kirjoittaa, te päätätte
Tiedätte aina, mitä on valmiina luonnoksena ja mitä on kesken. Kolme asiaa pitää siitä huolen.
- Tarkistatte ennen lähetystä
Jokainen luonnos odottaa hyväksyntäänne. Lukeminen vie sekunteja, kun kirjoittaminen veisi minuutteja. Näette kaiken, mikä lähtee ulospäin. - Aamukooste kertoo tilanteen
Yhdellä silmäyksellä: mitä saapui, mitä luonnoksia tehtiin ja mistä kannattaa aloittaa. Kiireelliset ja reklamaatiot ovat kärjessä. - Historia on jokaisen luonnoksen pohjana
Automaatio lukee viestiketjun ja yrityksenne tietopohjan ennen jokaista luonnosta, joten mikään ei ole muistinne varassa. Kun AsiakkuusMuisti on käytössä, myös asiakkuusjärjestelmän jatkuva yhteenveto päivittyy ja on luonnoksen pohjana.
Mitä saat
Konkreettiset tuotokset
- Vastausluonnokset omalla äänellänne
Asiakastiedusteluihin, tukipyyntöihin ja muihin vastausta vaativiin viesteihin valmis luonnos. Teksti on tarkistettua suomea ilman tekoälyn tunnusmerkkejä. Lähetätte itse, mikään ei lähde ilman hyväksyntäänne. - Oppii muokkauksistanne
Kun korjaatte luonnosta ennen lähetystä, automaatio oppii siitä seuraavaa samanlaista tilannetta varten. - Koko tiimille
Jokaiselle käyttäjälle oma käsittely, omat luokat ja oma ääni omilla tunnuksillaan. Kenenkään posti ei kulje toisen tunnusten kautta. Uusi käyttäjä lisätään noin vartissa. - Saapuvien lajittelu
Viestit lajitellaan joka arkiaamu: turhat siirtyvät alikansioihin ja saapuneet-kansioon jäävät vain reagoitavat. Halutessanne käyttöönotossa siivotaan saapuneet-kansio alikansioihin ja luodaan vastausluonnokset. - Aamukooste
Raportti valmiista työstä yhdellä silmäyksellä: mitä saapui, mitä luonnoksia tehtiin ja mistä kannattaa aloittaa. Reklamaatiot ja kiireellisimmät kärjessä. Henkilökohtaisiin ja arkaluontoisiin viesteihin ei kosketa, ne vain merkitään koosteeseen. - Huijausvaroitukset
Epäilyttävät viestit liputetaan ja selvät huijaukset siirretään pois "älä klikkaa" -varoituksella. - Automaatioiden työnjako
Tarjouspyynnöt, liidien vastaukset ja avoimet tarjoukset ohjataan oikealle automaatiolle, jos se on käytössänne (TarjousTutka, LiidiLinja, TarjousRaketti). Ei päällekkäistä työtä.
Prosessi
Miten se toimii?
Käyttöönotossa sovitaan lajitteluperiaatteet: mitkä viestit jäävät saapuneet-kansioon, mitkä siirretään ja mihin ei kosketa.
Arkiaamuisin koneen avautuessa automaatio käy läpi edellisen läpikäynnin jälkeen saapuneet viestit.
Turhat siirtyvät alikansioihin, ja vastausta vaativiin syntyy luonnos teidän äänellänne.
Avaatte saapuneet-kansion: jäljellä on vain se, mihin pitää reagoida, ja luonnokset odottavat valmiina. Tarkistatte ja lähetätte.
Aamukooste kertoo, mitä saapui, mitä luonnoksia tehtiin ja mistä kannattaa aloittaa. Reklamaatiot ja kiireelliset nostetaan kärkeen.
Kenelle sopii
Yrityksille, joissa sähköposti on keskeinen asiakas- ja sidosryhmäkanava ja saapuvien läpikäynti vie useiden ihmisten aikaa joka päivä.
Toimitusaika: nopeimmillaan päivässä. Edellytys: AI-Perusta (yrityksen tietopohja) rakennettu. 100 % tyytyväisyystakuu: Rahat takaisin, jos automaatio ei tuo hyötyä.
Luottamuksellisuus: Automaatio toimii teidän omassa ympäristössänne, ja jokaisen käyttäjän posti käsitellään hänen omilla tunnuksillaan. Kenenkään viestit eivät kulje toisen tunnusten kautta, eikä meillä ole pääsyä sähköposteihinne.
Referenssi
"Puolessa päivässä saimme ensimmäiset AI-automaatiot ohjatusti käyttöön. Näimme välittömästi niiden tehon, sillä ne tuntevat yrityksemme palvelut ja taustat läpikotaisin.
Heti samana päivänä kollegani lähetti yli 200 personoitua myyntisähköpostia uusille asiakkaille. Ja niistä tuli kauppaa!"
Severi Suomala, Asiakaspäällikkö, Dataruutu Oy. Lue koko tarina.
Usein kysyttyä
Usein kysyttyä ViestiLuotsista
Lähteekö jokin viesti automaattisesti?
Ei koskaan. Yhtään viestiä ei lähetetä eikä poisteta ilman teitä. Henkilökohtaisiin ja arkaluonteisiin viesteihin ei kosketa, niistä on vain maininta aamukoosteessa.
Toimiiko tämä Outlookissa ja Gmailissa?
Kyllä. ViestiLuotsi toimii molempien kanssa. Toimintalogiikka on sama, vaikka termit eroavat: Outlookissa kansiot ja säännöt, Gmailissa tunnisteet ja suodattimet. Käyttöönotossa ViestiLuotsi mukautetaan teidän järjestelmäänne ja käytäntöihinne.
Pitääkö vastaanottajalle kertoa, että tekoäly kirjoitti luonnoksen?
Ei välttämättä. Sen saatte itse päättää. Luonnos tehdään teidän nimissänne ja allekirjoituksellanne. Te tarkistatte ja lähetätte. AIautomaation omissa viesteissä lukee, että ne on tuotettu automaatioilla. Meille se toimii samalla markkinointina, mutta te saatte päättää, haluatteko mainita asiasta vai ette.
Minulla on sähköpostissa jo viestien käsittelysäännöt. Mitä tämä tuo lisää?
Säännöt ovat hyvä pohja. Ne tarkistetaan käyttöönotossa, jotta tekoälyä ja sen käyttörajoja ei kuluteta turhaan lajitteluun. Säännöt eivät kuitenkaan kirjoita vastauksia teidän äänellänne, tunnista reklamaatiota eivätkä kerro, mistä aamu kannattaa aloittaa. Sen ViestiLuotsi tuo lisää: valmiit vastausluonnokset, kiireellisten nostamisen kärkeen ja aamukoosteen siitä, mitä luonnoksia tehtiin.
Entä jos vastapuolellakin on automaatio?
Se ei haittaa. Selviin myyntiviesteihin ja uutiskirjeisiin ei vastata, vaan ne lajitellaan automaattisesti oikeisiin alikansioihin. Ihmisen kirjoittamiin viesteihin syntyy tarvittaessa luonnos, jonka te tarkistatte ja lähetätte.
Eikö soittaminen ole nopeampaa?
Usein on. Automaatio hoitaa sen osan, joka jää joka tapauksessa kirjoitettavaksi: vahvistukset, yhteenvedot, sovitut asiat, muistiot, tarjouskysymykset, tukipyynnöt ja reklamaatioiden ensivastaukset.
Kiinnostaako ViestiLuotsi?
Keskustellaan miten tämä automaatio hyödyttäisi juuri teidän yritystänne.
Mitä haluaisit tehdä seuraavaksi?
Muut AI-automaatiot
9 muuta valmista automaatiota asiakastyöhön, myyntiin, markkinointiin, talouteen ja johtamiseen.
Selaa kaikkiAI-Tilannekuva
15–30 minuutin verkkokokous, käymme yhdessä läpi tilanteen ja priorisoimme mahdollisuudet.
Varaa AI-TilannekuvaAI-Säästötesti
2–3 minuutin testi, näet vuosisäästöpotentiaalin ja suositellut automaatiot.
Aloita testi