Miten tekoäly tekee tarjouksen?
Se kokoaa tiedot, rakentaa tarjouksen ja tarkistaa sen. Vasta sitten luonnos tulee teille. Käsin tehtyyn tarjoukseen kuluu tyypillisesti kuudesta kymmeneen tuntia. Suurin osa ajasta menee tietojen etsimiseen, ei kirjoittamiseen.
Automaatio etenee näin:
- Lähtötiedot tulevat palaverien muistioista, sähköposteista ja toimeksiannoista.
- Automaatio kokoaa asiakkaan taustat. Mukana ovat aiemmat viestit, muistiot ja tarjoukset sekä myyntiprosessin aikana sovitut ja luvatut asiat.
- Tarjous rakentuu tarjouspohjanne päälle hinnoittelusääntöjenne mukaan. Mukaan tulevat sopivat referenssit.
- Riippumaton AI-tarkistus käy tarjouksen luvut ja väitteet läpi.
- Saateviesti viittaa palaverissa sovittuihin asioihin nimeltä.
- Te tarkistatte ja lähetätte. Mitään ei lähde automaattisesti.
Automaatio analysoi myös tarjouspohjanne. Jos siitä puuttuu esimerkiksi tiivis yhteenveto päättäjälle, se ehdottaa sellaista. Englanninkieliset tarjoukset syntyvät samalla rakenteella.
Tarjousprosessin vaiheet purin tarkemmin artikkelissa tekoälyn käyttöönotosta pk-yrityksessä.
Laskeeko tekoäly myös tarjouksen hinnan?
Kyllä, asiakkaan tarpeiden ja teidän hinnoittelusääntöjenne mukaan. Hinnoittelusäännöt on kirjattu yrityksenne tietopohjaan.
Tarkka materiaali- ja konetuntilaskenta tehdään edelleen siellä, missä nytkin, esimerkiksi laskentaohjelmassa tai toiminnanohjausjärjestelmässä. Automaatio rakentaa tarjouksen valmiiden lukujen päälle.
Valmiin tarjouksen automaatio voi viedä suoraan toiminnanohjausjärjestelmään. Automaatioita on jo liitetty muun muassa Easoftiin, Lemonsoftiin ja Admicomiin.
Jos asiakkaan luvut ovat saatavilla, tarjoukseen tulee myös takaisinmaksulaskelma. Se auttaa asiakasta perustelemaan hankinnan omassa organisaatiossaan.
Miksi tarjouksen lähettäminen samana päivänä kannattaa?
Koska asiakas on kiinnostunut juuri nyt. Tuttu tilanne: palaveri meni hyvin, mutta myyjällä on kesken neljä muuta tarjousta. Tämä tarjous jää jonoon. Viikon kuluttua asiakas on jäähtynyt, ja kilpailija on ehtinyt väliin. Kun tarjous lopulta lähtee, se on tehty kiireessä.
Automaation kanssa tarjous lähtee samana päivänä. Se on silti räätälöity asiakkaalle. Toimitusjohtaja Juho Kivijakola kertoo, miten JKS Products otti tarjoukset automaation hoidettavaksi:
"Valmistamme verkonrakennuslaitteita ja teemme metallin alihankintaa Ylivieskassa. Puolet tuotannosta menee vientiin. Tarjouspyyntöjä tulee paljon. Tarjousten tekeminen vei myynniltämme paljon aikaa.
Teemu tuli paikan päälle, ja otimme tekoälyn käyttöön yhdessä päivässä. Ensimmäinen oikea tarjous ja saateviesti tehtiin automaatiolla samana päivänä, ja tarvittavat tiedot menivät suoraan toiminnanohjausjärjestelmäämme."
Juho Kivijakola, toimitusjohtaja, JKS Products Ltd. Lue koko tarina.
Mitä tapahtuu, kun tarjous on lähetetty?
Automaatio jatkaa seurantaa. Lähetetty tarjous ei unohdu, vaikka kauppa kypsyisi kuukausia. Automaatio kertoo, milloin on aika ottaa yhteyttä. Jos asiakas ei vastaa, se valmistelee seurantaviestin. Te päätätte, lähteekö viesti.
Oma käytäntöni on muistuttaa asiakasta viikon kuluttua lähetyksestä ja uudelleen kaksi päivää ennen tarjouksen viimeistä voimassaolopäivää. Näin yksikään tarjous ei jää roikkumaan, vaikka myynnillä olisi kiire.
Kun kerrotte automaatiolle tarjouksen tuloksen, se kirjaa opit talteen. Rakenne tarkentuu, ja sanamuodot paranevat tarjous tarjoukselta.
Kannattaako jokaiseen tarjouspyyntöön vastata?
Ei kannata. Pitkän tarjouspyynnön lukemiseen menee helposti tunteja. Joskus vasta tarjouksen jälkeen selviää, ettei jokin vaatimus täyty.
TarjousTutka lukee tarjouspyynnön ja antaa perustellun suosituksen: Tarjoa, Tarjoa ehdoin tai Älä tarjoa. Samalla näette esimerkiksi riskit ja realistisen voittotodennäköisyyden. Julkisissa hankinnoissa se tarkistaa myös kelpoisuusvaatimukset.
Kun päätätte tarjota, TarjousRaketti tekee vastauksen. Se poimii vaatimukset, vastaa niihin ja käyttää tarvittaessa hankinnan omaa vastauslomaketta.
Mistä aloittaa?
AI-Perustasta, koska TarjousRaketti tarvitsee yrityksenne tietopohjan. Tarjouspohjan voitte tuoda valmiina tai rakentaa käyttöönotossa. TarjousRaketin ohjattu käyttöönotto vie noin kaksi tuntia.
Säästölaskelman oletus on, että TarjousRaketti säästää viisi tuntia jokaisesta tarjouksesta. Jos kymmenen hengen yritys tekee kahdeksan tarjousta kuukaudessa, säästöä kertyy 480 tuntia vuodessa. Se on 24 000 euroa, kun tunnin hinta on 50 euroa. Automaation hinta on 2 950 euroa (+alv), joten se maksaa itsensä takaisin puolessatoista kuukaudessa.
Maksuton AI-Säästötesti laskee säästön teidän tarjousmäärällänne ja tarjouksen kestolla. Maksuttomassa AI-Tilannekuvassa käymme yhdessä läpi, mistä automaatiosta teidän kannattaa aloittaa.